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北京印刷学院外事活动管理办法发布时间:2010-05-25    来源:    编辑:    点击:

 

     为了进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务品质,促进我校国际交流与合作的发展,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定《北京印刷学院外事工作管理办法》。

一、邀请国(境)外人员来访的申报审批程序

邀请各类国(境)外人员来校访问的申报归口单位为对外交流合作办公室,各单要严格按照规定程序进行来华的接待工作。

1、凡属学校邀请的国(境)外代表团、国际知名人士、校友等来华访问,均由对外交流与合作办公室(含港澳台办公室)(以下简称外事办)负责向上级有关部门申报。

2、学校各部门邀请国(境)外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等,应在外宾来校前两周向外事办提交申请报告。校内邀请单位需填报《北京印刷学院外事接待工作申请表》(见附件)。

二、接待规格和标准

外事接待要按照上级有关规定的接待外宾的礼仪、规格和标准进行。外事办根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,邀请单位应协助做好工作。

1、校方会见与宴请

由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长及以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访,可安排校长或副校长会见并宴请一次,院长、系主任级别或我校顾问教授来访,可安排副校长会见并宴请一次,其他来访外宾(除合作院校来访),原则上不安排校领导出面会见和宴请。

2、膳食与住宿

外宾在校访问、工作期间,学校根据情况负担部分食宿费用;其余部分由邀请单位负担。

3、参观、游览

由上级部门安排来访的外宾或代表团,学校可根据情况安排游览活动;学校邀请来访的外宾,若访问在一周以内,可安排市内参观活动,若工作在一周以上,可安排市内、市外参观活动。

三、组织接待及总结

(一)由学校邀请或由学校外事经费接待的外宾,经审批同意后,由外事办负责办理联络和邀请事宜,有关部门协助外事处做好来访接待工作。

1、外事办负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。

2、邀请单位负责来访外宾的学术活动,包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。

(二)邀请自费来访外宾或用本部门经费招待的外宾,由各部门自行审批决定,报外事办备案,由各单位自行安排来访外宾的邀请和接待活动。

(三)外单位邀请的外宾顺访我校或参观访问,接待部门须事先报外事处备案,并自行安排接待活动。

(四)各邀请单位必须在外宾访问结束后及时写出总结报告,并附上外宾在校活动的有关照片,3天内上交外事办并由外事办做新闻报道相关工作。

四、经费报销

校内邀请单位需准备如下材料,到外事办进行接待费用的报销与核销工作。

1、外宾来访总结报告;

3、外宾在学校访问、参观和工作、交流的照片。

五、接待过程中应遵循的原则

在接待外宾过程中,各部门应本着勤俭节约原则,安排好外宾的食宿、交流和工作日程,接待人员应态度热情、细致周到、保证安全、注意工作效率。发现问题要及时请示汇报,有重要情况应在第一时间内向外事处汇报。