为了进一步加强和规范我校外事接待工作，提高办事效率和服务品质，促进我校国际交流与合作的发展，根据国家有关政策法规和我校具体情况，特制定《北京印刷学院外事工作管理办法》。
一、邀请国（境）外人员来访的申报审批程序
邀请各类国（境）外人员来校访问的申报归口单位为对外交流合作办公室，各单要严格按照规定程序进行来华的接待工作。
1、凡属学校邀请的国（境）外代表团、国际知名人士、校友等来华访问，均由对外交流与合作办公室（含港澳台办公室）（以下简称外事办）负责向上级有关部门申报。
2、学校各部门邀请国（境）外人士来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等，应在外宾来校前两周向外事办提交申请报告。校内邀请单位需填报《北京印刷学院外事接待工作申请表》（见附件）。
二、接待规格和标准
外事接待要按照上级有关规定的接待外宾的礼仪、规格和标准进行。外事办根据来访者的级别和重要性制定接待计划，安排有关领导和人员参加，邀请单位应协助做好工作。
1、校方会见与宴请
由上级部门安排或学校邀请的国（境）外大学副校长及以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访，可安排校长或副校长会见并宴请一次，院长、系主任级别或我校顾问教授来访，可安排副校长会见并宴请一次，其他来访外宾（除合作院校来访），原则上不安排校领导出面会见和宴请。
2、膳食与住宿
外宾在校访问、工作期间，学校根据情况负担部分食宿费用；其余部分由邀请单位负担。
3、参观、游览
由上级部门安排来访的外宾或代表团，学校可根据情况安排游览活动；学校邀请来访的外宾，若访问在一周以内，可安排市内参观活动，若工作在一周以上，可安排市内、市外参观活动。
三、组织接待及总结
（一）由学校邀请或由学校外事经费接待的外宾，经审批同意后，由外事办负责办理联络和邀请事宜，有关部门协助外事处做好来访接待工作。
1、外事办负责国（境）外重要来宾和代表团的接待工作，包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。
2、邀请单位负责来访外宾的学术活动，包括讲学安排、组织教师、学生听课、与专家学者交流、座谈等。
（二）邀请自费来访外宾或用本部门经费招待的外宾，由各部门自行审批决定，报外事办备案，由各单位自行安排来访外宾的邀请和接待活动。
（三）外单位邀请的外宾顺访我校或参观访问，接待部门须事先报外事处备案，并自行安排接待活动。
（四）各邀请单位必须在外宾访问结束后及时写出总结报告，并附上外宾在校活动的有关照片，3天内上交外事办并由外事办做新闻报道相关工作。
四、经费报销
校内邀请单位需准备如下材料，到外事办进行接待费用的报销与核销工作。
1、外宾来访总结报告；
3、外宾在学校访问、参观和工作、交流的照片。
五、接待过程中应遵循的原则
在接待外宾过程中，各部门应本着勤俭节约原则，安排好外宾的食宿、交流和工作日程，接待人员应态度热情、细致周到、保证安全、注意工作效率。发现问题要及时请示汇报，有重要情况应在第一时间内向外事处汇报。