北京印刷学院外事接待活动的相关规定 为了适应我院外事工作发展规范性的需要,保证我院外事活动的顺利进行,现制订北京印刷学院外事接待活动的相关规定。根据我院目前外事工作的现状,现将我院外事接待活动从高到低分为三个等级来具体实施。 (一)一级外事接待: 1、被接待对象:国内外政府官员、著名院校学或企业的代表、社会各界著名人士。 2、接待人员:我院党、政一把手以及相关陪同人员。 3、 外事礼仪及具体安排: (1)会场外安排 ① 主校门悬挂欢迎横幅 ② 升两国或多国国旗(如来访者为外宾) ③ 开喷泉致意 ④ 有专人引路并作简单双方介绍。 (2)会场内安排 ⑤ 绿色植物布置 ⑥ 会桌上应设有:双方小型国旗––水牌––铅笔、纸张––饮料 ⑦ 会场内指引牌 ⑧ 如有翻译人员,需设翻译专座(通常设在主要会谈人的后方左右两侧) ⑨ 若是国际性会议或报告,在会议或报告间可安排休息时间或茶点时间(仅根据具体情况而定)。 ⑩ 摄像或拍照留影(会谈、会议或报告结束后) ⑾赠送礼品 ⑿宴请(仅根据具体情况而定) 4外事后续工作 (1)会议纪要、会谈文件、资料的整理 (2)留影、礼品的保存 (3)与来访者后续联系等 (二)二级外事接待 1、被接待对象:国内外普通院校、公司企业的主要代表 2、接待人员:与来访者平级的我院主要领导和二级学院相关领导、专业人员 3、外事礼仪及具体安排: (1)会场内安排 ⒀①绿色植物布置 ⒁②会桌上应设有:双方小型国旗–水牌–铅笔、纸张– 饮料 ⒂③会场内指引牌 ⒃如有翻译人员,需设翻译专座(通常设在主要会谈人的后方左右两侧) ⒄④若是国际性会议或报告,在会议或报告间可安排休息时间或茶点时间(仅根据具体情况而定)。 ⒅⑤摄像或拍照留影(会谈、会议或报告结束后) ⒆⑥赠送礼品 ⒇⑦宴请(仅根据具体情况而定) 3、外事后续工作 (1)会议纪要、会谈文件、资料的整理 (2)留影、礼品的保存 (3)与来访者后续联系等 (三)三级接待外事接待 1、被接待对象:国内外普通院校、公司企业的一般代表 2、接待人员:与来访者平级的我院领导和二级学院相关领导、专业人员 3、会场内安排 ①会桌上应设有:水牌––铅笔、纸张––饮料 ②如有翻译人员,需设翻译专座(通常设在主要会谈人的后方左右两侧) ③摄像或拍照留影(会谈、会议或报告结束后) ④赠送礼品 3外事后续工作 (1)会议纪要、会谈文件、资料的整理 (2)留影、礼品的保存 (3)与来访者后续联系等
北京印刷学院外事办
2003.9.26 |